Saturday, December 15, 2018

 

Tugas Pokok dan Fungsi Sekretaris

 

Melaksanakan pemberian dukungan di bidang administrasi organisasi, keuangan, sumber daya manusia, serta sarana prasarana di lingkungan Pengadilan Agama Waikabubak.

 

Tugas Pokok dan Fungsi antara lain :

1.

Mengawasi pelaksanaan administrasi keuangan dan umum, administrasi perencanaan, informasi teknologi dan pelaporan serta administrasi kepegawaian, organisasi dan tata laksana;

2.

Bertanggung jawab pada atasan atas pelaksanaan administrasi keuangan dan umum, administrasi perencanaan, informasi teknologi dan pelaporan serta administrasi kepegawaian, organisasi dan tata laksana;

3.

Mengusulkan program kerja, mengatur dan mendelegasikan tugas-tugas Kesekretariatan kepada kepala sub bagian keuangan dan umum, kepala sub bagian perencanaan, informasi teknologi dan pelaporan serta kepala sub bagian administrasi kepegawaian, organisasi dan tata laksana;

4.

Mengkoordinir perencanaan pembuatan DUK Pengadilan Agama Waikabubak setiap tahun berjalan.

5.

Membuat keputusan dan atau mengambil tindakan-tindakan yang dapat mengakibatkan timbulnya pengeluaran uang dan atau tagihan atas beban APBN /DIPA.

6.

Keputusan / tindakan dimaksud dalam rangka pengadaan barang / jasa (kontrak jual beli, surat perintah kerja, Berita Acara dan atau penandatanganan bukti-bukti pengeluaran lainnya).

7.

Mengkoordinir perencanaan pengadaan, pemeliharaan, penghapusan barang inventaris milik negara Pengadilan Agama Waikabubak.

8.

Melaksanakan  dan  bertanggung  jawab  atas  kelancaran  surat-surat  masuk  dan keluar sesuai dengan ketentuan kearsipan dinamis.

9.

Mengkonsep pembuatan surat-surat keluar bidang kesekretariatan dan memparafnya sebelum ditanda tangani oleh Ketua;

10.

Menerima saran, usul dari bawahan untuk disampaikan kepada atasan untuk bahan pertimbangan dan diambiil langkah-langkah oleh Ketua;

11.

Bertanggung jawab kepada atasan langsung dalam membina dan mengarahkan kinerja  aparat  dibawahnya  dalam  melaksanakan  tugas  dan  pekerjaan  serta disiplin pegawai;

12.

Membuat SKP bawahannya pada setiap akhir tahun;

13.

Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan oleh atasan atau Ketua.

14.

Mengkoordinir pembuatan Laporan Tahunan Kegiatan, Program Kerja Pengadilan Agama Waikabubak dan pembuatan RKKA-KL setiap tahun.

15.

Mengkoordinir kegiatan upacara pada hari-hari Nasional dan tertentu serta olah raga.

16.

Mengkoordinir kebersihan, keindahan dan keamanan kantor dan halaman.

 

 

Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Sub Bagian Umum dan Keuangan.

 

Melaksanakan penyiapan pelaksanaan urusan surat menyurat, arsip, perlengkapan, rumah tangga, keamanan, keprotokolan, perpustakaan, serta pengelolaan keuangan.

 

Tugas Pokok dan Fungsi antara lain :

1.

Merencanakan  tugas  bagian  umum dan keuangan dengan  berpedoman  terhadap  rencana  kerja kesekretariatan.

2.

Memimpin  dan mengkoordinir serta menggerakan seluruh aktivitas pada Sub bagian umum dan keuangan serta menyiapkan konsep rumusan kebijakan dalam pelaksanaan mengevaluasi dan membuat laporan/ bertanggungjawab kepada Wakil Sekretaris

3.

Melaksanakan administrasi persuratan.

 

a.

Mencatat surat masuk dan surat keluar.

 

b.

Meneruskan surat masuk kepada Ketua, Wakil Ketua, Panitera, Sekretaris, Wakil Panitera untuk di tindak lanjuti.

 

c.

Mendistribusikan surat sesuai dengan disposisi dan kode surat.

 

d.

Mengarsipkan surat-surat dan mengklasifikasikan sesuai dengan kode persuratan.

4.

Melaksanakan urusan perlengkapan/urusan inventaris kantor.

 

a.

Mencatat inventaris pada buku induk inventaris dan membuat kartu inventaris barang.

 

b.

Menerima dan menyimpan pembelian barang-barang inventaris.

 

c.

Memberikan kode di setiap barang-barang inventaris.

 

d.

Membuat Daftar Barang Ruangan (DBR).

 

e.

Membuat laporan inventaris triwulanan dan tahunan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

 

f.

Membuat usulan penghapusan inventaris barang milik Negara yang sudah tidak dapat dipergunakan.

5.

Mengelola alat tulis kantor.

 

a.

Membeli dan menyediakan alat tulis kantor yang telah direncanakan.

 

b.

Mencatat Alat Tulis Kantor.

 

c.

Mendistribusikan Alat Tulis Kantor kepada pegawai yang memerlukan.

6.

Mengelola dan mengurus Perpustakaan.

 

a.

Mencatat buku-buku perpustakaan.

 

b.

Memberi kode buku.

 

c.

Membuat catatan peminjaman buku.

7.

Mengumpulkan dan menginventarisir lembar kwitansi pembelian barang inventaris Menginput aplikasi SIMAK BMN dan Persediaan serta rekonsiliasi ke DJKN.

8.

Bertanggungjawab atas kebersihan, keindahan dan keamanan kantor.

9.

Mengkoordinir dan membagi tugas-tugas bagian umum kepada staf sesuai dengan bidang tugas dan fungsi masing-masing.

10.

Melaksanakan tugas lain yang berhubungan dengan bagian umum dan yang diberikan oleh atasan.

11.

Membuat Laporan Mutasi Barang Tahunan (LMBT) dengan Sistim Aplikasi SIMAK BMN.

12.

Melakukan pengelolaan keuangan yang berhubungan dengan keuangan Negara, urusan gaji dan dana pembinaan;

13.

Melakukan pengurusan uang tunjangan pegawai;

14.

Melakukan pengurusan uang perjalanan dinas;

15.

Menyelenggarakan pelaporan keuangan, kecuali uang perkara atau uang titipan pihak ketiga;

16.

Menyelenggarakan kearsipan keuangan;

17.

Mengetik surat-surat yang berhubungan dengan keuangan;

18.

Membuat laporan bulanan untuk seluruh mata anggaran;

19.

Melaksanakan tugas-tugas yang diperintahkan oleh Sekretaris.

20.

Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris.

 

 

Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana.

 

Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan urusan kepegawaian, penataan organisasi dan tata laksana.

 

Tugas Pokok dan Fungsi antara lain :

1.

Membantu atasan dalam kelancaran pelaksanaan tugas pada bagian Kepegawaian.

2.

Memberikan bahan masukan dalam menetapkan sasaran kegiatan.

3.

Menyusun dan menjadwalkan rencana kegiatan kepegawaian.

4.

Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas urusan Kepegawaian;

5.

Menyelenggarakan dan menyelesaikan tugas kepegawaian :

 

a.

Buku Induk Pegawai;

 

b.

File Pegawai;

 

c.

Kartu TIK Pegawai;

 

d.

Kartu Cuti Pegawai;

 

e.

Buku Nomor Mutasi Pegawai;

 

f.

Statistik Pegawai;

 

g.

Bagan Susunan Organisasi;

 

h.

Papan Data Personil Pegawai;

6.

Mengurus Mutasi Pegawai (Alih Jabatan, Alih Tugas) :

 

a.

Mengurus pengangkatan CPNS menjadi PNS;

 

b.

Mengurus Pengangkatan PNS menjadi Pejabat;

 

c.

Kenaikan Pangkat/Penyesuaian Ijazah;

 

d.

Pensiun;

 

e.

Kenaikan Gaji Berkala;

 

f.

Mempersiapkan dan membuat surat-surat yang berkaitan dengan pengambilan sumpah dan pelantikan;

 

g.

Menyelenggarakan penyumpahan dan pelantikan;

 

h.

Mengurus usul permintaan KARPEG/KARIS/KARSU dan ASKES dan sekaligus ralatnya jika ada kesalahan dengan data;

7.

Menyiapkan/membuat laporan kepegawaian;

8.

Bezzeting Formasi;

9.

DUK (Daftar Urut Kepangkatan);

10.

Surat Keterangan untuk mendapat tunjangan keluarga;

11.

Surat Keterangan Menduduki Jabatan;

12.

Menyiapkan SKP;

13.

Melaksanakan peng-update-an atau perubahan data-data yang berhubungan dengan pegawai pada aplikasi kepegawaian seperti SIKEP dan SIMPEG.

14.

Melaksanakan tugas-tugas yang diperintahklan oleh Sekretaris;

15.

Menyiapkan Daftar Hadir dan Daftar Pulang Pegawai;

16.

Menyiapkan pengiriman untuk pelatihan pegawai;

17.

Membuat Daftar Urut Senioritas (DUS) Hakim, Panitera/Panitera Pengganti, Jurusita/Jurusita Pengganti;

18.

Membuat surat permohonan do’a/shalat ghoib dan ucapan duka cita/bela sungkawa;

19.

Membuat konsep surat cuti serta mengetiknya;

20.

Membuat surat panggilan melaksanakan tugas;

21.

Membuat surat yang berkaitan dengan kepegawaian;

22.

Bertanggungjawab atas pelaksanan tugasnya kepada Sekretaris.

 

 

Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Sub Bagian Perencanaan, Informasi Teknologi dan Pelaporan.

 

Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan perencanaan, program, dan anggaran, pengelolaan teknologi informasi dan statistik, serta pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan dokumentasi serta pelaporan.

 

Tugas Pokok dan Fungsi antara lain :

1.

Menyusun konsep rencana kerja (Renja),

2.

Menyusun konsep Rencana Strategic (Renstra);

3.

Menyusun konsep Rencana Kinerja Tahunan (RKT);

4.

Menyusun konsep Penetapan Kinerja Tahunan (PKT);

5.

Menyusun konsep restrukturisasi program dan kegiatan;

6.

Menyusun konsep Indikator Kinerja Utama (IKU);

7.

Menyusun konsep Rencana Kerja dan Anggaran (RKA);

8.

Menyusun konsep Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK);

9.

Menyusun konsep usulan revisi RKA, DIPA, POK dan atau permintaan Anggaran Belanja Tambahan (ABT);

10.

Memantau pelaksanaan DIPA;

11.

Menyusun konsep tanggapan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dari aparat pengawasan fungsional dan pengawasan masyarakat.

12.

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Sekretaris dan Pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

13.

Mengupload segala bentuk laporan dan berita ke dalam website;

14.

Melaksanakan pengelolaan infrastruktur hardware, meliputi server, komputer dan perangkat pendukungnya;

15.

Melaksanakan pengelolaan infrastruktur jaringan komputer,

16.

Melaksanakan pengelolaan sistem dan teknologi informasi;

17.

Menyusun konsep tanggapan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dari aparat pengawasan fungsional dan pengawasan masyarakat;

18.

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Sekretaris dan Pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

19.

Membuat Laporan Kinerja Triwulanan berdasarkan PP 39 Tahun 2006;

20.

Membuat Laporan Kinerja Semesteran;

21.

Menyiapkan bahan penyusunan/format evaluasi dan pelaporan kegiatan;

22.

Menghimpun, menyusun dan menganalisis laporan pelaksanaan tugas masing-masing sub bagian kesekretariatan dan kepaniteraan;

23.

Menyiapkan dan melaksanakan evaluasi dan monitoring pelaksanaan program, kegiatan dan anggaran;

24.

Menghimpun, menyusun dan mengkoordinasikan penyusunan Laporan Tahunan dan LAKIP,

25.

Menyusun konsep tanggapan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dari aparat pengawasan fungsional dan pengawasan masyarakat,

26.

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Sekretaris dan Pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.